Modification du contenu impératif des contrats de travail à compter du 1er août 2022 - La transposition de la Directive européenne sur les conditions de travail en Allemagne

La "Loi sur la preuve" ("Nachweisgesetz") oblige déjà actuellement l'employeur à consigner les conditions essentielles du contrat de travail ainsi que leurs modifications, à les signer à la main et à les remettre au salarié dans un délai d'un mois après le début de la relation de travail ("obligation de preuve"). Mais cette "obligation de preuve" s'applique désormais à d'autres informations supplémentaires et, surtout, le non-respect de ces exigences est désormais passible d'une amende. 

La loi de transposition apporte en même temps d'autres modifications à des lois importantes, notamment la Loi sur la mise à disposition de salariés, la Loi sur le travail à temps partiel et à durée déterminée et la Loi sur le détachement de salariés.

Nous avons résumé ci-dessous ce que cela signifie concrètement pour la pratique et les défis qui vous attendent (sous forme de "questions – réponses"). Bien entendu, ce résumé ne peut traiter d'une manière exhaustive toutes les questions qui se posent dans ce contexte.

Questions et réponses - Conséquences pratiques et mise en œuvre

1. Quels sont les principaux changements?

La loi apporte deux grands changements :

D'une part, les employeurs doivent désormais consigner beaucoup plus d'éléments contractuels afin d'éviter des amendes. Certains de ces nouveaux éléments sont déjà contenus dans beaucoup de contrats de travail standardisés, d'autres, en revanche, impliqueront la nécessité d'adapter les modèles de contrats actuels. Nous l'expliquerons en détail à la question 2.

En ce qui concerne le deuxième grand changement, il convient tout d'abord de rappeler que la version actuelle de la loi requiert déjà que l'obligation d'information sur les conditions essentielles de la relation de travail soit remplie sous "forme écrite", c'est-à-dire consigné dans un document revêtu d’une signature manuscrite à « l’encre humide », la signature électronique étant expressément exclue à cet égard en Allemagne. La nouveauté réside dans le fait que les infractions à cette règle peuvent désormais être sanctionnées par une amende (voir question 11), de sorte que l'exigence de la "forme écrite" a désormais un caractère nettement plus contraignant qu'auparavant.

2. Qu'est-ce que cela signifie en termes de contenu, quelles sont les obligations d'information supplémentaires?

Selon la loi de transposition, les obligations d'information suivantes ont été ajoutées à la "Loi sur la preuve" :

• La date de fin pour les contrats à durée déterminée.
• Une mention indiquant expressément que le salarié peut choisir librement son lieu de travail, en cas d'absence d'un lieu de travail défini précisément.
• La durée convenue de la période d'essai.
• La rémunération des heures supplémentaires et le mode de paiement de la rémunération en général.
• Les pauses et les temps de repos convenus ainsi que, en cas de "travail posté" (p. ex. travail en 3 x 8), le système de travail posté, le rythme de travail posté et les conditions de changement du travail posté.
• La procédure de licenciement et de démission, au moins la "forme écrite" obligatoire des lettres de licenciement / de démission et les délais de préavis ainsi que le délai de trois semaines pour introduire une action en protection contre le licenciement devant les tribunaux du travail.
• Les droits éventuels à une formation continue proposée par l'employeur.
• Le droit d'ordonner des heures supplémentaires et les conditions de celui-ci.
• Le nom et l'adresse de l'organisme de retraite si l'employeur s'engage à verser au salarié une retraite complémentaire d'entreprise par le biais d'un organisme de retraite.
• La mention des conventions collectives et / ou des accords d'entreprise, le cas échéant applicables à l'emploi.
• Certaines particularités du travail sur appel conformément à l'article 12 de la loi sur le travail à temps partiel et à durée déterminée
• Certaines particularités des contrats de détachement (voir en détail question 15).

3. Comment se présente alors une information valable du salarié sur le plan du contenu?

La manière dont les obligations d'information exposées à la question 2 doivent être mises en œuvre dans le détail n'est malheureusement pas encore définie.

Sur certains points litigieux, nous apportons ci-après les précisions suivantes:

• De notre point de vue, les informations sur les pauses et les temps de repos ne doivent être fournies que si elles sont expressément convenues de manière ferme et contraignante, et non si elles peuvent être fixées par le pouvoir de direction de l'employeur. Il n'est pas nécessaire de faire référence à la Loi sur le temps de travail dans ce contexte.
• De notre point de vue, un droit à la formation continue ne doit être mentionné que s'il est obligatoire, et non si l'employeur décide au cas par cas de l'opportunité et de l'adéquation de la formation.
• Selon la réglementation claire, la présentation de la procédure de licenciement et de démission devrait uniquement comprendre une référence à l'exigence de la "forme écrite" pour les lettres de licenciement / de démission et aux délais de préavis. Nous estimons qu'il n'est pas nécessaire d'ajouter p. ex. des références à la nécessité de consulter le comité d'entreprise ou à la protection spécifique contre le licenciement pour certains groupes de salariés (handicapés, femmes enceintes, etc.). Dans tous les cas, il suffit de faire référence aux dispositions légales, pour autant qu'elles soient applicables.
• Il en va de même pour le délai nécessaire à l'introduction d'une action en protection contre le licenciement. Ici aussi, il est possible et souhaitable de renvoyer à la loi ou de reproduire le texte de la loi tel quel.

4. Tous les contrats de travail doivent-ils être modifiés?

A l'heure actuelle, pratiquement aucun contrat de travail ne répond aux exigences de la nouvelle version de la loi, telles que décrites à la question 2.

C'est pourquoi les modèles de contrat de travail doivent être mis à jour pour les nouvelles embauches à partir du 1er août 2022.

5. Existe-t-il d'autres possibilités de mise en œuvre que la mise à jour des modèles de contrat de travail?

L'employeur a deux possibilités de mise en œuvre.

La solution la plus judicieuse consiste à établir un contrat de travail standardisé contenant déjà toutes les informations requises par la loi sur la preuve (voir question 2) et à remettre au salarié une version signée de la main de l'employeur (option 1).

Remarque : À notre avis, pour que l'information soit valable, il suffit que le contrat de travail soit uniquement signé "à l'encre humide" par l'employeur, la signature du salarié pouvant théoriquement se trouver sur une copie renvoyée par courriel ou téléfax. Bien entendu, il est préférable, aussi pour des raisons de preuve, si le contrat de travail est signé "à l'encre humide" par les deux parties.

Alternativement, les employeurs peuvent rédiger (en plus du contrat de travail) une lettre d'information séparée contenant toutes les informations requises par la loi, la signer à la main et remettre l'original au salarié (option 2). Une telle procédure aurait l'avantage de permettre la signature électronique du contrat de travail lui-même. Même le simple envoi d'un fichier PDF serait envisageable dans ce cas de figure. Par contre, cette procédure aurait le désavantage qu'il existerait alors deux documents précisant le contenu contractuel et qu'il y aurait donc nécessairement des doublons.

Remarque : Si les contrats de travail étaient uniquement signés électroniquement jusqu'à présent, cela n'est plus autorisé si les informations requises doivent être fournies dans le contrat de travail (option 1). Si les contrats de travail doivent continuer à être signés électroniquement, ce qui est possible (sauf pour les contrats à durée déterminée et les contrats contenant une clause de non-concurrence post-contractuelle, qui nécessitent une signature à la main ou une signature électronique qualifiée), il faut choisir l'option 2.

6. Existe-t-il des délais pour remplir l'obligation d'information?

Les informations sur le nom et l'adresse des parties contractantes, les différents éléments et le montant de la rémunération et le temps de travail doivent être remises au salarié "par écrit" le premier jour de travail.

Les autres informations peuvent être fournies au salarié soit sept jours soit un mois après le début de la relation de travail. Pour la pratique du personnel, cela signifie - parce qu'un fractionnement des justificatifs est très peu pratique et entraîne encore plus de travail - que le justificatif écrit complet devrait être remis au salarié le premier jour de travail pour chaque nouvelle embauche à partir du 1er août 2022.

7. Ce qui précède s'applique-t-il également aux accords de modification?

Les modifications des conditions essentielles du contrat devront à l'avenir être communiquées sous forme de signature manuscrite dès le jour de l'entrée en vigueur de la modification (jusqu'alors, l'employeur disposait à cet égard d'un délai d'un mois). Ce qui a été dit pour la question 5 s'applique ici par analogie, c'est-à-dire ici aussi, les deux options sont envisageables.

Toutefois, la loi souligne expressément que seules les modifications elles-mêmes doivent être communiquées "par écrit" (= original revêtu d’une signature manuscrite) et qu'il n'est par conséquent pas nécessaire de transmettre un nouveau contrat (complet) modifié au salarié. Les accords modificatifs / avenants sous leur forme actuelle (qui ne font qu'indiquer les modifications et renvoient pour le reste au contrat précédent) restent donc possibles.

Remarque : Les clauses éventuelles du contrat de travail prévoyant une exigence de forme électro-nique pour les modifications du contrat ne sont plus recommandées. Dans le cas de clauses prévoyant la "forme écrite" pour toute modification, la forme électronique devrait être expressément exclue à cet égard pour éviter des malentendus.

8. La nouvelle version de la loi s'applique-t-elle également aux relations de travail existant avant le 1er août 2022?

Pour les relations de travail qui existaient déjà avant l'entrée en vigueur de la nouvelle version de la loi le 1er août 2022, les contrats en vigueur ne doivent pas automatiquement être adaptés. Sur demande du salarié, l'employeur doit toutefois lui remettre dans un délai de 7 jours un original signé du contrat adapté ou d'un courrier contenant les informations requises.

Bien entendu, l'employeur peut (s'il le souhaite pour des raisons d'efficacité) fournir les informations requises de manière uniforme et proactive à tous les salariés, même s'ils ne le demandent pas (encore).

Il est également important de noter que, conformément à la loi, seuls les points qui ne figurent pas dans le contrat de travail écrit initial doivent être communiqués (voir notamment la question 2). Dans de nombreux cas, l'information peut donc être assez brève, à moins que le contrat en vigueur n'ait pas été signé à la main ("à l'encre humide"), au moins par l'employeur.

Remarque : Les employeurs devraient en tout cas se préparer à fournir les informations requises aux salariés déjà employés avant le 1er août 2022. Des modèles devraient être préparés à cet effet. Même si l'obligation d'information ne concerne que les informations ne figurant pas dans le contrat initial, il convient de se demander s'il n'est pas avantageux, pour des raisons de standardisation, de communiquer toutes les conditions. Cela peut éviter de devoir vérifier dans chaque cas individuel quelles informations ont déjà été fournies, en particulier si différents modèles de contrat sont utilisés dans l'entreprise.

9. Quelles sont les conséquences de la nouvelle réglementation pour les contrats en vigueur qui n'ont pas été signés "à l'encre humide"?

Comme nous l'avons déjà précisé à la question 8, il n'y a pas d'obligation d'informer le salarié d'une manière proactive sans qu'il en fasse la demande.

Lorsque le salarié fait toutefois valoir son droit à l'information, l'information à remettre dans les 7 jours doit porter sur tous les éléments prévus par la loi (avec un document signé "à l'encre humide"), donc le cas échéant également sur ceux qui étaient déjà prévus dans le contrat de travail en vigueur (non signé à la main).

10. Quelles sont les règles applicables aux contrats de travail conclus avant le 1er août 2022 si la relation de travail ne commence qu'après le 1er août 2022?

En principe, la loi ne s'applique pas aux contrats de travail conclus avant le 1er août 2022.

Toutefois, si la relation de travail commence après le 1er août 2022 (c'est-à-dire à un moment où la loi est déjà en vigueur), on peut se demander si l'obligation d'information ne s'applique pas malgré tout, étant donné qu'elle doit être remplie "au plus tard le premier jour de l'activité de travail". Il n'existe pas de réglementation claire à ce sujet et les opinions sont naturellement divisées à cet égard.

Remarque : Si l'employeur veut éviter tout risque d'amendes, il est recommandé dans un tel cas d'utiliser des modèles de contrats modifiés à l'avance, c'est-à-dire avant le 1er août 2022.

11. Y a-t-il des amendes si les employeurs ne respectent pas l'obligation d'information?

Une amende pouvant aller jusqu'à 2.000 euros est infligée à toute personne qui ne respecte pas l'obligation d'information, qui ne la respecte pas de manière correcte ou complète, qui ne la respecte pas de la manière prescrite ou qui ne la respecte pas en temps voulu. Le montant de l'amende se rapporte à chaque cas individuel, c'est-à-dire à chaque salarié ou contrat de travail.

Cela ne signifie toutefois pas que l'amende maximale possible sera infligée dans chaque cas. Les autorités doivent plutôt examiner dans chaque cas la gravité de l'infraction et si l'employeur a agi intentionnellement ou par négligence. Au début de la période d'application de la loi, il ne faut donc pas s'attendre à ce que des amendes élevées soient immédiatement infligées.

12. Les licenciements peuvent-ils être nuls si l'employeur ne remplit pas correctement son obligation d'information?

Comme indiqué à la question 2, l'employeur doit fournir des informations sur la procédure de résiliation du contrat de travail, les délais de résiliation et le délai d'introduction d'une action en protection contre le licenciement.

La nouvelle version de la loi précise que l'absence d'information sur le délai de trois semaines pour introduire une action en protection contre le licenciement devant le tribunal du travail n'a pas d'incidence sur les délais de la procédure de protection contre le licenciement. Une fois le délai de trois semaines écoulé, le licenciement est considéré comme valable dès le départ, même si l'information de l'employeur était insuffisante à cet égard.

Le législateur ne précise pas si cela vaut également pour toutes les autres informations relatives à la procédure de licenciement. Nous ne pensons toutefois pas qu'une information erronée à ce sujet entraîne la nullité du licenciement. Néanmoins, il faut s'attendre à ce que les salariés licenciés soulèvent cette question devant les tribunaux jusqu'à ce que la Cour fédérale du travail l'ait clarifiée dans le cadre d'une procédure de protection contre le licenciement. Bien entendu, il est préférable de ne pas encourir ce risque et de fournir à temps l'information requise.

13. Quelles sont les particularités des contrats à temps partiel et à durée déterminée?

En cas de travail à temps partiel ou de contrat de travail à durée déterminée, l'employeur sera désormais tenu de donner une réponse motivée dans un délai d'un mois aux salariés (ayant une ancienneté d'au moins six mois) qui ont exprimé par écrit leur souhait de modifier le temps de travail ou d'obtenir un contrat de travail à durée indéterminée. Cette disposition est maladroite d'un point de vue terminologique car on ne sait pas quels motifs pourraient être retenus à l’appui de ces demandes.

Par ailleurs, à l'avenir, la période d'essai des contrats de travail à durée déterminée ne pourra être que proportion-nelle à la durée du contrat et au type d'activité.

Remarque : La signification de cette disposition n'est pas encore claire. En particulier, il n'a pas été précisé s'il s'agit d'un abandon de la jurisprudence de la Cour fédérale du travail, selon laquelle une période d'essai de six mois est toujours acceptable. Il n'est donc pas encore possible de se prononcer avec certitude sur ce point.

14. Quelles sont les particularités des travailleurs intérimaires?

La même obligation d'information et de justification que pour les salariés à temps partiel et à durée déterminée s'appliquera désormais aux entreprises utilisatrices (« Entleiher ») selon la Loi sur la mise à disposition de salariés ("AÜG"), dans la mesure où les travailleurs intérimaires, qui leur sont confiés pour une période d'au moins six mois, indiquent leur souhait de conclure un contrat de travail avec eux.

Remarque : La réponse exacte de l'entreprise utilisatrice n'est pas réglementée.

• Il serait dans l'intérêt de l'entreprise utilisatrice soit de promettre la conclusion d'un contrat de travail à une date précise et justifiable, soit de justifier pourquoi un contrat de travail ne sera pas conclu.
• Même si, en cas de doute, l'entreprise utilisatrice doit considérer chaque cas individuellement, les exigences en matière de justification ne doivent pas être trop élevées compte tenu de la liberté contractuelle protégée par les droits fondamentaux.

Par ailleurs, l'entreprise prêteuse (« Verleiher ») doit désormais informer le travailleur intérimaire sous forme de texte, avant chaque mission, du nom et de l'adresse de l'entreprise utilisatrice auprès de laquelle il sera mis à disposition.

15. Quelles sont les particularités des contrats de détachement de salariés?

Les conventions de détachement doivent également tenir compte de certaines nouveautés.

Alors que l'indication du ou des pays dans lesquels le travail doit être effectué à l'étranger et de la durée prévue du travail, ainsi que des prestations en espèces et en nature à verser et des dispositions relatives au retour, peut encore être incluse sans problème dans l'accord de détachement (et y est généralement déjà incluse), la nouvelle réglementation légale contient également des obligations supplémentaires pour les détachements dans le champ d'application de la directive européenne sur le détachement des travailleurs. Dans ce cas, il convient d'indiquer la rémunération à laquelle le salarié a droit en vertu de la législation du pays d'affectation ainsi qu'un lien vers le seul site web national que le pays d'affectation gère à l'égard du détachement.

Cela devrait dans tous les cas entraîner un surcroît de travail d'organisation.

Pour toute information ou question supplémentaire, n'hésitez pas à nous contacter dans nos bureaux de Berlin, Düsseldorf, Munich et Cologne.